大型集团公司在财经管理方面普遍做到了三重集权,这三重集权分别是:
第一重集权,资金管理集权,集团内的资金实现集中管理,资金如水,不允许子公司自行建立“蓄水池”,子公司账上的资金也必须统一在长江里流动;
第二重集权,内部审计集权,内审是一种冷威慑,它必须掌握在集团最高权利者手中,用以对集团内所有成员单位进行事后监督;
第三重集权,账务管理集权,把集团内各子公司的会计账都拿到总部的财务共享服务中心来处理。
账务管理是集团总部对子公司履行财务管理职能的基本抓手。集团公司要出具合并会计报表,要对子公司经营业绩进行分析考核,维护会计数据口径的一致性可以大大减少财务的工作量。为了用好账务管理这一抓手,集团公司统一账务规则几乎是必须贯彻的底线要求。信息化与人工智能化时代,集团公司在统一账务规则的基础上,进一步做到账务集中管理已成了集团公司账务管理的主流趋势。
我曾在好几家集团公司工作过,有一点我印象深刻。集团公司但凡成立一个子公司或收购一个子公司,集团财务部首先的要做的就是统一子公司的会计核算。集团财务部和IT信息部会派联合工作小组到子公司去,帮助子公司进行办公软件与会计核算软件的改造,使之与集团的整体要求统一。
集团公司统一账务规则,都统一什么呢?具体可做五个统一。
第一个统一,统一会计核算软件。子公司应将会计核算软件替换为集团总部统一要求使用的会计核算软件。
第二个统一,统一会计科目。软件替换后,接着要做账务初始化,子公司的会计科目名称与编码要和集团要求的保持一致,一般一级科目、二级科目、三级科目必须做到完全一致。
第三个统一,统一会计报表的格式。会计报表是会计核算工作输出的成果,这个成果的格式要和集团要求保持一致,不允许子公司增行或删行。
第四个统一,会计做账规则统一。前面三个统一是形式的统一。第四个统一可算是实质的统一,它指的是母子公司要统一会计核算制度和流程,子公司做账的规则要和集团要求保持一致。
第五个统一,会计做账细节与格式要统一。譬如,分录的摘要怎么编写?分录需要附哪些附件?凭证如何装订?如何进行会计档案管理?这些属于细节问题、格式问题,我们将之统一要求,账务合规性会提高很多。
有些集团公司在账务统一的基础上又进了一步,建立了全球(国)统一的账务核算体系,所有子公司的会计账集中到集团的财务共享服务中心来做。集团实行账务集中管理,好处有哪些呢?
第一点,成本更省。集团实现账务集中管理后,会计做账人员保守估计可以精简70%。再就是,当把所有子公司的账集中到一块儿来做的时候,集团不需要在每一个地方都搞一套账务系统。
第二点,做账效率更高。集团内所有账务集中到一块,就有条件做到细化分工。将做账细化分工后,责任人的工作可实现片段化。片段化的工作上手快,容易操作熟练,且出错的可能性低。
第三点,有利于实现账务监督。账集中到财务共享中心来做,会计人员有更高的独立性,他们做账时只需对会计准则和公司的会计制度负责,不需要再去将就业务领导的“绩效”。
第四点,有利于提高会计数据的可信度。做真账和做假账相比,无疑做真账更省事。省事又合规,我相信只要不受业务领导的“逼迫”,没有哪个会计人员会主动做假账。实现账务集中管理,会计人员不再受子公司总经理领导,权利对账务的干预必然减弱,账务处理的结果也必然更实在。
第五点,业绩考核更公平。如果账务处理更实在了,拿着实在的数据去对子公司总经理进行考核,考核会更公平。所有子公司的财务数据都是由一套人马按照一套规则做出来的,在做考核时,被考核人就不会再因为数据口径做无谓争执了。